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Este guia te leva da configuração zero até fazer a primeira compra ponta-a-ponta na plataforma.

Este guia é para o administrador inicial da incorporadora. Se você é um usuário convidado, vá direto para os Módulos ou a trilha do seu papel em Visão geral.

Pré-requisitos

• Login admin recebido após contratação
• Lista de 5-10 usuários (engenheiro, comprador, financeiro, gerente, diretor)
• Dados da SPE (CNPJ, contrato social, dados bancários)
• Pelo menos 5 fornecedores recorrentes para cadastrar

Etapas

1. Configure a organização (5 min)

Settings → Conta → Geral:

• Razão social, CNPJ, endereço
• Logo (opcional)

Settings → Aprovações & Compras → Configuração de Compras:

• Revise os defaults: tolerâncias 3-way (2% qty, 0% preço), pesos do score (60/20/20), taxa oportunidade (14% a.a.)
• Ajuste se sua política for diferente

2. Convide usuários (10 min)

Settings → Acesso → Usuários → Convidar:

Para cada um:

• Email + nome
• Role principal:
  • Diretor → diretor
  • Gerente de obra → gerente-projetos
  • Engenheiro → engenheiro
  • Comprador → gerente-projetos (não há role específico) ou crie um custom
  • Financeiro → financeiro
  • Almoxarife → engenheiro (com escopo apenas no projeto)

Usuário recebe email para criar senha.

→ RBAC detalhado

3. Crie o primeiro empreendimento (5 min)

Aquisição → Banco de Terrenos → Novo terreno (cadastro mínimo):

• Endereço, área, tipologia pretendida

Empreendimentos → Novo empreendimento:

• Nome, terreno vinculado, fase
• Adicione 1 bloco com 4 unidades para começar
• Salve

4. Cadastre 5 fornecedores recorrentes (5 min)

Financeiro → Fornecedores → Novo:

• Use o auto-lookup CNPJ (cole o CNPJ + clique no ícone de busca → preenche tudo)
• Telefone (WhatsApp) e email
• Dados bancários (PIX preferencial)

Para os top 5 fornecedores, abra o menu ⋮ → Qualificação e:

• Defina tipo (material/serviço/empreitada)
• Especialidades
• Status qualificado

5. Faça a primeira compra (10 min)

a) Engenheiro abre RC

Suprimentos → Requisições → Nova requisição:

• Vincule à tarefa (se já tem cronograma) ou ao nó "Geral"
• Adicione 2-3 itens (descrição livre OK para começar)

→ Doc Requisição

b) Aprovação automática (≤R$ 1k é auto-aprovado pela política default)

Ou faz login como gerente e aprova em Painel → Aprovações.

c) Comprador abre cotação

Suprimentos → Cotações → Nova cotação:

• Selecione a RC, prazo limite
• Botão "Mapa comparativo" → "Convidar fornecedores" → selecione 3
• "Distribuir" → Email (se WhatsApp não estiver configurado)

d) Fornecedor responde

Pegue um dos links e abra em outro browser/celular. Suba um PDF de teste ou preencha os preços.

e) Comprador extrai IA + decide

Volta ao mapa comparativo, clica "Extrair IA" em cada resposta, verifica os campos.

Botão "Decidir vencedor" → escolhe + justifica → cria approval.

f) Diretor aprova → PO criado automaticamente

Painel → Aprovações → aprova.

PO aparece em Suprimentos → Pedidos.

g) Almoxarife recebe

Pedidos → "Receber" → 3 steps → confirma.

→ Fluxo P2P completo

6. Próximos passos

✅ Você fez a primeira compra. Agora pode:

Cheat sheet — primeiras 2 semanas

Suporte para onboarding

Plano enterprise inclui:

• Onboarding guiado (Customer Success)
• Migração de dados de planilha/sistema antigo
• Treinamento da equipe (4h ao vivo)
• Sandbox para testes antes do go-live
• Canal Slack dedicado nos primeiros 90 dias

Email: suporte@octabuild.ai